Doanh nghiệp có thể chọn hình thức cho con dấu:
Hình dáng: Con dấu có thể có hình tròn, hình vuông, hình tam giác, hình chữ nhật, hình thang, hình thoi, hình elip hay các hình đa giác khác. Con dấu có thể có hình hoa, hình bướm, hình cá, hình chim tuỳ ý.
Màu sắc: Con dấu có thể sử dụng bất kỳ màu mực gì: Xanh, đỏ, tím, vàng, cam, đen hay màu tím cho lãng mạn cũng được.
Kích thước: Con dấu có thể nhỏ bằng cái nắp chai bia hay to bằng các bát đều được.
Doanh nghiệp quyết định về nội dung con dấu:
Ngoài nội dung bắt buộc là tên và mã số doanh nghiệp, con dấu có thể có nội dung khác.
Doanh nghiệp có thể thêm vào con dấu các nội dung như logo, slogan hay những nội dung khác miễn không vi phạm các quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP.
Thay đổi mẫu con dấu.
Muốn thay con dấu mới, doanh nghiệp tự làm con dấu hoặc đặt làm con dấu theo quy định nêu trên và thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Đối với con dấu làm trước ngày 1/7/2015, doanh nghiệp phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Đồng thời thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Sử dụng con dấu trong giao dịch.
Các bên giao dịch thoả thuận về việc sử dụng con dấu. Chẳng hạn trong quan hệ hợp đồng các bên có thể thoả thuận đóng dấu hoặc không đóng dấu.
Trong các biểu mẫu hồ sơ đăng ký kinh doanh do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành không quy định doanh nghiệp phải đóng dấu.
Vẫn chưa tìm ra văn bản quy phạm pháp luật nào buộc doanh nghiệp phải đóng dấu vào văn bản do mình phát hành hoặc tham gia ký kết (Ngoại trừ thông tư 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
Nhưng thông tư này dành cho các cơ quan nhà nước).
Do đó, trong giao dịch có con dấu cũng được mà không có cũng không sao. Tuy nhiên, thói quen sử dụng con dấu trong giao dịch cũng không thể bỏ được.
Thủ tục thực hiện thay đổi con dấu công ty
Doanh nghiệp tiến hành tự khắc hoặc thuê dịch vụ khắc con dấu;
Chuẩn bị hồ sơ theo quy định;
Nộp hồ sơ lên Sở kế hoạch và đầu tư;
Nhận giấy chứng nhận mẫu dấu mới tại sở kế hoạch đầu tư: Người nhận đưa giấy biên nhận hoặc giấy hẹn của cơ sở khắc dấu cán bộ trả kết quả viết phiếu thu lệ phí cấp giấy chứng nhận mẫu dấu.
Người nhận đem phiếu đến nộp tiền cho cán bộ thu lệ phí và nhận biên lai thu tiền. Cán bộ trả kết quả kiểm tra biên lai nộp lệ phí và yêu cầu ký nhận, giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho người đến nhận kết quả.
Thời gian thực hiện làm 1 đến 2 ngày làm việc.
Thời gian tiếp nhận, trả kết quả: Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần.
Nếu thay đổi địa chỉ công ty cùng địa chỉ quận/ huyện thì không cần thay đổi con dấu.
Tùy thuộc vào thời gian thành lập doanh nghiệp mà cần lưu ý một số vấn đề:
Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015: sau khi thông báo mẫu dấu mới, doanh nghiệp phải tiến hành nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cũ cho cơ quan công an nơi trước đây đã đăng ký mẫu dấu và nhận giấy Biên nhận đã trả lại con dấu từ cơ quan công an.
Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015 bị mất con dấu và mất giấy chứng nhận đăng ký con dấu: Thông báo mẫu dấu theo thủ tục thông thường.
Nhưng đồng thời phải thông báo đến cơ quan Công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu về việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/07/2015: có thể giữ hoặc tiêu hủy con dấu cũ sau khi đã có con dấu mới.
Phí dịch vụ
PHÍ CỐ ĐỊNH: Mức chi phí này sẽ được các bên thỏa thuận ngay từ đầu sau khi luật sư nghiên cứu hồ sơ, vụ việc cụ thể.
PHÍ KẾT QUẢ: Phí này được các bên thỏa thuận dựa trên sự vụ đặc thù, chỉ thanh toán sau khi thực hiện có kết quả, các bên giao kết bằng phụ lục hợp đồng hay hợp đồng pháp lý độc lập.
Tùy vào nhu cầu thực tế, Công ty Luật Long Phan PMT luôn sẵn sàng hỗ trợ xây dựng riêng cho quý khách hàng gói dịch vụ riêng biệt đáp ứng nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp.
Qúy Doanh nghiệp có nhu cầu vui lòng cung cấp thông tin của doanh nghiệp mình, Công ty luật chúng tôi sẽ xây dựng, soạn thảo gói đặc biệt dành riêng cho doanh nghiệp.
Chất lượng dịch vụ tốt nhất thông qua năng lực và trình độ chuyên môn sâu sắc của đội ngũ luật sư, hoạt động tuân thủ đúng quy định pháp luật, các quy tắc về đạo đức và hành nghề của luật sư.
Đảm bảo tối đa quyền lợi của khách hàng, hạn chế tối thiểu rủi ro trong quá trình hoạt động và phát triển bền vững của Quý doanh nghiệp.
Doanh nghiệp quyết định về số lượng con dấu.
Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu chứ không phải chỉ một con dấu như trước đây.
Tất cả những con dấu của doanh nghiệp phải giống nhau về hình thức và nội dung.
2. Doanh nghiệp quyết định hình thức của con dấu.
Doanh nghiệp có thể chọn hình thức cho con dấu:
Hình dáng: Con dấu có thể có hình tròn, hình vuông, hình tam giác, hình chữ nhật, hình thang, hình thoi, hình elip hay các hình đa giác khác. Con dấu có thể có hình hoa, hình bướm, hình cá, hình chim tuỳ ý.
Màu sắc: Con dấu có thể sử dụng bất kỳ màu mực gì: Xanh, đỏ, tím, vàng, cam, đen hay màu tím cho lãng mạn cũng được.
Kích thước: Con dấu có thể nhỏ bằng cái nắp chai bia hay to bằng cái bát đều được.
Những thủ tục đăng ký con dấu mới và làm lại con dấu cũ.
Doanh nghiệp quyết định về nội dung con dấu:
Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền quyết định nội dung của con dấu, không yêu cầu bắt buộc có hai thông tin là Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp như trước đây.
Doanh nghiệp có thể thêm vào con dấu các nội dung như logo, slogan hay những nội dung khác
4. Quyết định về việc quản lý và sử dụng con dấu:
Doanh nghiệp tự quyết định về việc quản lý và sử dụng con dấu không chịu sự quản lý của cơ quan công an như trước đây.
Con dấu được lưu giữ ở đâu, đóng vào chỗ nào, đóng dấu ra sao tuỳ doanh nghiệp quyết định.
Con dấu một biểu tượng giá trị được công nhận trong giấy tờ pháp lý.
5. Quy định sử dụng con dấu công ty cổ phần tự sản xuất có được không?
Nếu khéo tay, doanh nghiệp có thể tự khắc con dấu cho mình hoặc thuê đơn vị khắc dấu thực hiện.
6. Thông báo mẫu con dấu:
Hiện nay, Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã bỏ quy định trước khi sử dụng doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng kí kinh doanh.
Để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Do đó, doanh nghiệp có thể hoàn toàn sử dụng con dấu mà không cần phải thực hiện thêm thủ tục nào khác.
7. Con dấu được làm trước ngày 1/7/2015.
Theo quy định sử dụng con dấu công ty >>> Những con dấu được làm trước ngày 1/7/2015 vẫn được tiếp tục sử dụng mà không cần phải làm bất kỳ thủ tục nào.
8. Thay đổi mẫu con dấu, mất con dấu
Muốn thay con dấu mới, hoặc bị mất con dấu, doanh nghiệp tự làm con dấu hoặc đặt làm con dấu theo quy định nêu trên mà không cần thông báo mẫu con dấu.
Sử dụng con dấu trong giao dịch.
Từ ngày 01/01/2021, hai bên trong giao dịch sẽ không được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu mà chỉ được sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Trong các biểu mẫu hồ sơ đăng ký kinh doanh do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành không quy định doanh nghiệp phải đóng dấu.
Vẫn chưa tìm ra văn bản quy phạm pháp luật nào buộc doanh nghiệp phải đóng dấu vào văn bản do mình phát hành hoặc tham gia ký kết (Ngoại trừ thông tư 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ. Nhưng thông tư này dành cho các cơ quan nhà nước). Do đó, trong giao dịch có con dấu cũng được mà không có cũng không sao. Tuy nhiên, thói quen sử dụng con dấu trong giao dịch cũng không thể bỏ được.
Những doanh nghiệp nào không được điều chỉnh bởi quy định về con dấu của Luật doanh nghiệp:
Tổ chức, đơn vị được thành lập theo các luật sau đây không áp dụng quy định về con dấu trong Luật doanh nghiệp mà thực hiện theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu:
a) Luật Công chứng;
b) Luật Luật sư;
c) Luật Giám định tư pháp;
d) Luật Kinh doanh bảo hiểm;
đ) Luật Chứng khoán;
e) Luật Hợp tác xã.
Lưu ý: Với quy định này thì con dấu của ngân hàng được quy định theo Luật doanh nghiệp.
Tuy nhiên, chưa có ngân hàng nào dám thực hiện quy định mới này. Đây cũng là sai sót của Chính phủ khi ban hành nghị định 96/2015/NĐ-CP.
Công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp
Luật Doanh nghiệp năm 2020 ghi nhận dấu của doanh nghiệp tồn tại dưới 02 hình thức bao gồm:
- Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;
- Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Quy định về sử dụng con dấu, đổi con dấu tròn công ty mới nhất. Số lượng, hình thức, nội dung của con dấu doanh nghiệp; trình tự thủ tục cấp đổi con dấu công ty.
Con dấu là một vật không thể thiếu đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Khi thực hiện các giao dịch hay hợp đồng, con dấu được xem như là chữ ký của doanh nghiệp và thể hiện giá trị pháp lý của các văn bản.
Con dấu là một biểu tượng của doanh nghiệp và giúp cho mọi người có thể phân biệt được các doanh nghiệp khác nhau. Hiện nay với sự phát triển của nền kinh tế thị trường.
Nhu cầu thành lập doanh nghiệp ngày càng cao, mỗi doanh nghiệp cần có một con dấu cho riêng mình.
Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu hết các quy định của pháp luật về sử dụng con dấu.
Trong bài viết này, đội ngũ luật sư công ty luật Dương Gia sẽ giải đáp các thắc mắc cho bạn đọc về quy định sử dụng con dấu và đổi con dấu tròn trong doanh nghiệp mới nhất.
Căn cứ theo quy định tại Điều 44 Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định về con dấu của doanh nghiệp như sau:
– Trong công ty cổ phần, việc quyết định về hình thức, nội dung, số lượng và mẫu con dấu do Hội đồng quản trị thông qua trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.
– Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty sẽ quyết định hình thức, số lượng, nội dung của con dấu và có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.
– Đối với doanh nghiệp tư nhân thì chủ doanh nghiệp tư nhân sẽ quản lý, sử dụng và tự quyết định về số lượng, nội dung và hình thức của con dấu.
– Trong công ty hợp danh, Hội đồng thành viên sẽ quy định, quyết định, quản lý và sử dụng con dấu.
a. Về nội dung của con dấu
Nội dung con dấu của doanh nghiệp phải thể hiện được các thông tin cơ bản sau:
+ Tên doanh nghiệp
Tên doanh nghiệp phải đảm bảo có tên riêng của doanh nghiệp và loại hình của doanh nghiệp.
Người thành lập doanh nghiệp trước khi đăng ký kinh doanh phải tìm hiểu tên các doanh nghiệp đã được đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia để tránh bị trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp khác.
Hệ thống thông tin quốc gia về việc đăng ký doanh nghiệp sẽ tạo một dãy số duy nhất cho doanh nghiệp. Đó được coi là mã số của doanh nghiệp.
Nó chỉ được cấp khi doanh nghiệp thành lập và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Mã số của doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hành chính, các nghĩa vụ về thuế hoặc quyền và nghĩa vụ khác.
Lưu ý mã số doanh nghiệp sẽ không được sử dụng lại để cấp cho một doanh nghiệp khác.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể chèn thêm các nội dung trong con dấu như slogan hoặc logo…
Về số lượng con dấu:
Pháp luật hiện nay quy định các doanh nghiệp có quyền quyết định về số lượng con dấu.
Nếu như trước đây, một doanh nghiệp chỉ có một con dấu nhưng bây giờ một doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu và lưu ý rằng hình thức và nội dung của các con dấu trong doanh nghiệp phải giống nhau.
c. Về hình thức của con dấu:
Con dấu của doanh nghiệp sẽ được thể hiện một hình thức cụ thể (như hình tứ giác, hình thang, hình vuông, hình tròn…) do doanh nghiệp quyết định.
Tùy từng loại con dấu khác nhau mà doanh nghiệp có thể lựa chọn các kích thước và màu sắc cho phù hợp với con dấu.
Lưu ý:
Đối với nội dung mẫu con dấu, các doanh nghiệp có thể bổ sung thêm thông tin về ngôn ngữ hình ảnh trừ các trường hợp sau đây thì hình ảnh, ngôn ngữ sẽ không được sử dụng. Cụ thể:
– Các hình ảnh, từ ngữ, kí hiệu có liên quan đến Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
– Các hình ảnh, từ ngữ, kí hiệu vi phạm truyền thống lịch sử,đạo đức, văn hóa và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
– Các biểu tượng, hình ảnh, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, các đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
Thời điểm có hiệu lực của con dấu do doanh nghiệp tự quyết định. Trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp phải gửi thông báo mẫu dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng Thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể tự làm con dấu hoặc sử dụng dịch vụ khắc dấu trên thị trường.
Thứ hai, về việc quản lý và sử dụng con dấu:
Theo quy định tại Nghị định 96/2015/NĐ-CP hướng dẫn về việc quản lý và sử dụng con dấu như sau:
+ Nếu doanh nghiệp bị mất giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu hoặc bị mất con dấu mà doanh nghiệp đã thành lập trước 01/07/2015 thì doanh nghiệp đó sẽ phải thông báo việc mất giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Việc mất con dấu cho cơ quan công an nơi mà doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu trước đó. Trường hợp này doanh nghiệp sẽ được làm con dấu theo quy định của pháp luật.
+ Trường hợp doanh nghiệp làm con dấu mới mà doanh nghiệp đã được thành lập trước ngày 01/07/2015 thì doanh nghiệp phải nộp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Và con dấu cho cơ quan công an nơi doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu trước đó. Tại thời điểm cơ quan công an tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp sẽ cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu.
+ Trường hợp các doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng con dấu mà doanh nghiệp được thành lập trước ngày 01/07/2015 thì sẽ không phải thực hiện việc thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
Nếu trong trường hợp doanh nghiệp muốn thay đổi màu mực dấu hoặc muốn làm thêm con dấu thì doanh nghiệp sẽ phải thực hiện các thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định của pháp luật về đăng ký doanh nghiệp.
Trong một số trường hợp sau đây, doanh nghiệp sẽ phải thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp:
– Hủy mẫu con dấu.
Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp.
– Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và mầu mực dấu.
Thứ ba, về việc đổi con dấu tròn trong công ty:
Việc đổi con dấu tròn được thực hiện trong một số trường hợp sau:
– Thay đổi mã số thuế doanh nghiệp.
– Con dấu bị méo, hư hỏng, mòn hoặc bị biến dạng.
– Doanh nghiệp muốn thay đổi tên công ty, loại hình doanh nghiệp khác.
– Doanh nghiệp thay đổi trụ sở khác quận.
– Doanh nghiệp muốn thay đổi hình thức con dấu.
Thứ tư, trình tự, thủ tục thay đổi con dấu tròn như sau:
Bước 1: Doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:
– Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
– Bản sao công chứng giấy chứng nhận mẫu dấu của con dấu cũ.
– Giấy giới thiệu của người đi làm thủ tục thay đổi con dấu.
– Bản sao có chứng thực giấy chứng minh thư nhân dân của người làm thủ tục thay đổi con dấu.
– Thông báo thay đổi mẫu con dấu, số lượng con dấu của doanh nghiệp.
Bước 2: Người đi làm thủ tục thay đổi con dấu nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch đầu tư ( thành phố, tỉnh )
Bước 3: Phòng kế hoạch đầu tư sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ sẽ trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp và thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 4: Người đi làm thủ tục thay đổi con dấu nhận giấy chứng nhận mẫu dấu mới tại Sở kế hoạch đầu tư.
Sau khi doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp mới thì sẽ phải thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp trong những lần trước đó không còn hiệu lực.
Quy trình và thủ tục trả dấu công an khi giải thể doanh nghiệp
Trong quy trình giải thể doanh nghiệp, sau khi thực hiện xong thủ tục tại Chi cục thuế, doanh nghiệp sẽ tiến hành các thủ tục trả con dấu pháp nhân tại Cơ quan Công an.
Vậy các trường hợp phải trả lại con dấu là gì? Thủ tục thực hiện như thế nào?
Có bắt buộc phải thực hiện hay không? Cần lưu ý những gì?
Để nắm rõ các thủ tục trao trả con dấu pháp nhân khi tiến hành các bước thủ tục giải thể doanh nghiệp, Phamlaw sẽ giải đáp các thắc mắc và chia sẻ một số lưu ý thông qua bài viết dưới đây.
Con dấu doanh nghiệp là gì ?
Con dấu doanh nghiệp là một phương tiện để doanh nghiệp dùng khi đóng lên giấy tờ, tài liệu, văn bản của công ty.
Con dấu của doanh nghiệp chính là vật đại diện cho doanh nghiệp, nhằm phân biệt giữa các công ty này với công ty khác. Nhờ đó mà khách hàng có thể phân biệt và lựa chọn được công ty phù hợp và tốt nhất dành cho mình.
Đăng ký mẫu dấu là việc cá nhân/tổ chức sử dụng con dấu tiến hành đăng ký mẫu dấu với cơ quan đăng ký mẫu dấu, theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Con dấu được coi là hợp pháp chỉ khi nó được đăng ký mẫu con dấu.
Vai trò quan trọng của con dấu trong mỗi doanh nghiệp.
Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật doanh nghiệp hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.
Như vậy, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung ghi nhận trong Điều lệ công ty. Doanh nghiệp chỉ bị hạn chế quyền quyết định trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu.
Khi giao dịch với đối tác, việc có sử dụng hay không sử dụng con dấu trên văn bản, giấy tờ do Điều lệ của Công ty quy định và do sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và đối tác (Theo quy định tại điều 43 Luật doanh nghiệp 2020).
Theo quy chuẩn của pháp luật hiện hành thì con dấu đóng vai trò là đại diện về mặt pháp lý của Doanh nghiệp.
Và Doanh nghiệp nào cũng cần phải có một con dấu tròn mang tên công ty mình. Ngoài ra, các doanh nghiệp thường làm thêm con dấu chức danh của từng người lãnh đạo trong Doanh nghiệp.
Điều này sẽ giúp cho việc đóng dấu hồ sơ, văn bản giấy tờ của doanh nghiệp được linh động và thuận lợi hơn, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đạt được hiệu quả cao.
Luật doanh nghiệp 2020 đã ghi nhận con dấu doanh nghiệp có thể tồn tại dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hiện nay, các doanh nghiệp cũng đã sử dụng chữ ký số như là con dấu doanh nghiệp trong nhiều hoạt động như thủ tục thuế trực tuyến, bảo hiểm xã hội điện tử, giao dịch ngân hàng trực tuyến, hóa đơn điện tử hay hải quan điện tử.
Tuy nhiên để sử dụng con dấu số được hiệu quả và an toàn, cần phải có nền tảng hạ tầng kỹ thuật tương ứng và đồng bộ giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa doanh nghiệp với Nhà nước.
3. Quy trình và thủ tục trả dấu công an khi giải thể doanh nghiệp
Thứ nhất, những doanh nghiệp nào bắt buộc phải giao nộp con dấu cho Cơ quan Công an?
Liên quan đến việc trả con dấu khi giải thể doanh nghiệp, điểm b Khoản 1 Điều 18 Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 1/7/2016 về quản lý và sử dụng con dấu quy định như sau:
“Điều 18. Giao nộp, thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu.
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định này thuộc các trường hợp sau đây.
b) Có quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền;”
Lưu ý: Không phải trường hợp nào doanh nghiệp cũng phải tiến hành Thủ tục trả con dấu cho cơ quan công an.
Mà chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc các trường hợp quy định tại điều 18 của nghị định, doanh nghiệp được thành lập vào thời điểm trước ngày 1/7/2015.
Và được cơ quan công an cấp con dấu sẽ bắt buộc phải thực hiện thủ tục trả lại con dấu tại chính cơ quan đó khi doanh nghiệp có quyết định giải thể hay có nhu cầu sử dụng mẫu dấu mới.
Những doanh nghiệp thành lập không phải thực hiện thủ tục này bởi Luật Doanh nghiệp 2020 đã giao quyền chủ động và tự chịu trách nhiệm trong việc làm con dấu cho chính doanh nghiệp thay.
Vì phải đăng ký mẫu dấu với Cơ quan Công an như trước đây.
Thứ hai, hồ sơ và thủ tục giao nộp con dấu tại Cơ quan Công an như thế nào?
Hồ sơ thực hiện việc trả con dấu bao gồm:
Công văn trả dấu.
Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Dấu pháp nhân.
Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Giấy giới thiệu, giấy ủy quyền (trong trường hợp Đại diện theo pháp luật của Công ty không trục tiếp tiến hành trả con dấu).
Trình tự, thời hạn xử lý và nhận kết quả:
Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan công an cấp mẫu dấu. Thông thường, việc trả dấu sẽ được thực hiện tại cơ quan cấp mẫu dấu là Phòng cảnh sát Quản lý hành chính và Trật tự xã hội.
Cơ quan công an sẽ tiếp nhận hồ sơ và giao phiếu hẹn cho người trả dấu.
Sau khi nộp hồ sơ trả dấu, trong thời hạn 5 ngày làm việc (không tính thứ 7, Chủ nhật và ngày lễ) cơ quan công an sẽ ra biên bản thu hồi con dấu.
Khi tới lấy kết quả, doanh nghiệp mang theo dấu cũ để thực hiện hủy dấu và nhận kết quả là biên bản xác nhận đã hoàn thành thủ tục trả con dấu.
Thứ ba, không trả lại con dấu, có bị xử phạt không?
Căn cứ tại điểm h khoản 3 điều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP quy định về mức chế tài đối với hành vi vi phạm quy định về quản lý và sử dụng con đấu trong trường hợp giải thể doanh nghiệp như sau:
Điều 13. Vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
h) Không nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền có hiệu lực về việc chia tách, sáp nhập, hợp nhất hoặc bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.
Giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động hoặc thông báo của cơ quan có thẩm quyền về việc giao nộp con dấu theo quy định của pháp luật;
Hình thức xử phạt bổ sung: Tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm.
Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc nộp lại con dấu, Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với hành vi vi phạm.
Như vậy, để tránh bị truy cứu trách nhiệm và bị xử phạt hành chính một cách không đáng có, doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục trả con dấu cho Cơ quan Công an khi tiến hành giải thể theo đúng quy định của pháp luật.
Trên đây, Phamlaw đã đưa ra giải đáp và một số lưu ý liên quan đến Thủ tục trả dấu công an khi giải thể doanh nghiệp theo các quy định hiện hành.Xem thêm về: Khắc dấu doanh nghiệp giá rẻ